Um das Qualitätssiegel „Erfolgreich arbeiten in Freiwilligenagenturen“ der Bundesarbeitsgemeinschaft der Freiwilligenagenturen (bagfa) zu erhalten, bewerten Freiwilligenagenturen ihre Arbeit in allen fünf zentralen Arbeitsbereichen und den dazugehörigen Handlungsfeldern. Dabei wird in einer Selbstbewertung dokumentiert, welche Maßnahmen umgesetzt werden und welche Nachweise dies belegen, zum Beispiel Flyer, Fotos, Protokolle oder Konzepte. Für den Erwerb des Siegels muss mindestens die Basisstufe in allen Handlungsfeldern nachgewiesen werden.
Der Prozess beginnt mit einem Einsteigerseminar, das das Zertifizierungsverfahren erklärt. Anschließend werden die Unterlagen von der bagfa geprüft und von zwei externen Gutachter*innen bewertet. Auf Grundlage der Gutachten entscheidet die bagfa über die Vergabe des Siegels. Erfolgreiche Agenturen erhalten ein Zertifikat, eine Plakette und das Qualitätssiegel-Logo für die Öffentlichkeitsarbeit.
Das Qualitätssiegel ist drei Jahre gültig. Danach erfolgt eine Rezertifizierung, bei der die Unterlagen aktualisiert und Veränderungen seit der letzten Zertifizierung dokumentiert werden. Optional kann ein Audit vor Ort stattfinden, bei dem Gutachter*innen die Selbstbewertung überprüfen und die Qualitätsentwicklung gemeinsam besprechen.